Le changement culturel vers une politique de voyage géré - MeritBiz

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Le changement culturel vers une politique de voyage géré

L’organisation des voyages non gérés ne fonctionnait pas pour ce cabinet d’avocats. Après la mise en place d’un programme de voyages correctement géré, ils ont réalisé des économies immédiatement.

 

Man's hand and wristwatch

 

Le défi

Ce client, une firme nationale d’avocats de Toronto, n’avait jamais auparavant suivi ses dépenses de voyage, ni surveillé où se trouvaient ses voyageurs. Bien qu’ils avaient un gros budget, ils n’avaient aucune idée de la façon dont il était géré à cause de l’absence d’un programme de gestion de voyage. Non seulement avaient-ils besoin d’outils, mais le taux d’adoption et de respect d’un nouveau programme risquait d’être problématique et nécessitait réflexion.

Solution

Notre relation a débuté par une rencontre dans chacun de leurs bureaux; MeritBiz a fait la connaissance des voyageurs et des organisateurs de voyage dans leurs bureaux. Après qu’un programme de gestion eut été créé, un programme de formation a été mis en place qui comprenait un nouvel outil pour réserver en ligne (avec les remises et une liste des compagnies aériennes et des hôtels privilégiés), en plus de l’accès à une équipe de conseillers en voyage qui s’occuperait aussi de leurs besoins en voyage. Des mesures de sécurité furent présentées aux associés; pour la première fois ils pouvaient être retracés  n’importe où dans le monde, alors si une catastrophe se produisait, MeritBiz serait en mesure de les ramener en toute sécurité.

Résultats

Un mois après la mise en place, le client recevait des rapports sur leurs dépenses mensuelles en frais de voyage ainsi que les économies réalisées grâce à la nouvelle politique. De plus ils étaient en mesure de voir les économies potentielles que leurs voyageurs avaient rejetées, ainsi que les raisons qu’ils avaient données pour ce faire. C’était la première fois que le client pouvait voir comment ses associés  utilisaient leur budget voyage, qui dépensait le plus et quels hôtels, quelles compagnies d’aviation et de location de voiture étaient choisis le plus souvent.

Grâce à ces analyses et à l’augmentation du taux d’adoption de la politique, MeritBiz obtenait une parfaite transparence quant à leurs dépenses et leurs habitudes de voyage. Ceci a permis à MeritBiz de négocier des contrats corporatifs avec les hôtels et les compagnies aériennes les plus utilisées. Le client a ainsi réalisé des économies de plus de 14% sur leurs dépenses de voyage.

 

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