Assurer la conformité du programme à travers plusieurs emplacements

Une firme nationale d’avocats avait besoin de consolider son programme de gestion de voyage rapidement, après avoir opéré plusieurs programmes séparés à travers leurs différents bureaux canadiens.

Le défi

Cette firme nationale gérait les voyages différemment dans chacun de ses bureaux à travers le Canada, ce qui créait des îlots isolés au lieu d’une organisation associée et unifiée. Au bureau chef de Toronto, le programme de voyage était très complet; tout était détaillé, pas seulement les vols et les hôtels, mais aussi les repas et divertissements. Tandis qu’au bureau de Vancouver, qui est un nouveau bureau qui s’est joint à la bannière dernièrement, il n’y avait aucune politique distincte et les partenaires pouvaient réserver ce qui leur tentait  tant que ça entrait dans le budget. Ils avaient donc besoin d’un programme de voyage avec la capacité de gérer les détails exigés par le bureau de Toronto tout en conservant la flexibilité demandée par Vancouver, le tout en respectant le budget.

La solution

Notre première tâche fut de regrouper ces bureaux à l’intérieur d’un programme de voyage unique qui réponde aux besoins en voyage, spécifiques à chaque bureau.

Des représentants de MeritBiz ont passé une journée dans chacun des bureaux afin d’identifier les besoins primordiaux de chacun et de découvrir quelles étaient les lacunes du programme de voyage existant. Cette opération d’identification des besoins a mené aux conclusions suivantes : tous les bureaux recherchaient une solution qui soit facile à utiliser pour les réservations, avec une bonne sélection, de la disponibilité et une accès facile à la politique corporative (afin de pouvoir soumettre leurs comptes de dépenses sans problèmes ou retards).

MeritBiz a ensuite travaillé avec le gestionnaire de voyage national afin de développer une plateforme qui fonctionne pour chaque bureau, permettant aux  cadres de réserver librement tout en recevant des avertissements lorsqu’ils cherchaient au delà de leur budget.

Résultats

Chaque directeur des services a reçu les ressources lui permettant de devenir l’expert en programme de voyage de son bureau. Ceci soulagea le gérant national du programme et permit à chaque bureau d’aider leurs voyageurs à leur façon. En conséquence, ce client a reçu un programme unique et flexible qui permet de combiner leurs différences locales en un programme de voyage à l’échelle de la compagnie.